Assinatura Eletrônica de Documentos via Cingo CODES

A evolução das assinaturas de documentos, desde o papel até as assinaturas eletrônicas reflete a adaptação contínua às novas tecnologias e a busca por métodos mais seguros, eficientes e convenientes de autenticação e validação de conteúdos. Entretanto é essencial desmistificar a assinatura eletrônica, já que muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre sua legalidade, segurança e validade, além de desconhecer a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital.

De acordo com a Lei nº 14.603/2020, assinatura eletrônica significa qualquer tipo de validação de documentos por meios eletrônicos. Os tipos de assinaturas eletrônicas (erroneamente chamada, muitas vezes, de tipos de assinatura digital) estão listadas no artigo 4º da Lei, e são os seguintes:

Assinatura eletrônica simples: aquela que permite identificar o seu signatário, ou que associa ou anexa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário. E-mail, senha por telefone e identificação corporativa são exemplos.
Assinatura eletrônica avançada: aquela que vincula a identidade de uma pessoa à assinatura feita. Ela pode utilizar identificações individuais ou outro meio admitido pelas partes para comprovar a autoria e a integridade de documentos em forma eletrônica. É o caso da biometria, por exemplo.
Assinatura eletrônica qualificada: este tipo utiliza obrigatoriamente certificado digital e deve obedecer às regras definidas pela ICP-Brasil. Por ser um método onde a identidade da pessoa é inquestionável, visto o certificado ser algo previamente validado conforme a ICP-Brasil, é utilizado onde um elevado nível de confiança é exigido, como por exemplo, emissão de notas fiscais, contratos de transferência de bens e imóveis, e relações com o poder público quando fornecidas informações sigilosas.

E a Assinatura Digital? Assinatura Digital nada mais é do que um termo utilizado para identificar uma assinatura eletrônica qualificada, ou seja, uma assinatura eletrônica onde o usuário utiliza um certificado digital (conteúdo digital composto por um conjunto de chaves pública e privada, emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada à ICP-Brasil) para comprovar a sua identidade.

Independente do tipo de assinatura eletrônica, sejam as realizadas com certificado digital ou não, todas possuem validade jurídica, como descrito na própria legislação, desde que obedecidos os seguintes requisitos:

Autenticidade: capacidade de identificar claramente o signatário;
Integridade: capacidade de garantir que o conteúdo do documento não seja alterado após a assinatura, evitando falsificações e fraudes;
Não repúdio: capacidade de comprovar a origem do conteúdo para todas as partes envolvidas, de forma que eles não possam negar a autoria e a validade da sua assinatura.

E como o Cingo CODES possibilita o uso da assinatura eletrônica no dia-a-dia do RH?

Dedicado a gerir todo o ciclo de vida dos profissionais, o Cingo CODES abrange todos os processos de RH, desde a etapa de recrutamento de candidatos até a sucessão de cada colaborador. Nestes processos são gerados diversos documentos que necessitam da anuência dos envolvidos com o registro formal, transformando a utilização da assinatura eletrônica uma ferramenta essencial para o dia-a-dia.

Diversos documentos podem ser assinados eletronicamente, como por exemplo:

Admissão de Profissionais: contrato de trabalho e kit admissional;
Compliance Corporativo: termo de confidencialidade, compromisso de ética e conduta, e acordo de trabalho home-office ou híbrido;
Desligamento de Profissionais: rescisão de contrato de trabalho;
Acordos coletivos: documentos que estabelecem acordos entre a empresa e os colaboradores ou representantes sindicais;
Comprovantes Individuais: demonstrativo de pagamento (Holerites), espelho de ponto eletrônico, e recibo de férias;

Além de atender aos requisitos previsto em legislação, a solução Assinatura Eletrônica do Cingo CODES pode incluir também medidas de segurança adicionais, como autenticação de dois fatores, registros de auditoria e identificação por biometria ou reconhecimento facial.

E não para por ai… É possível usufruir também de benefícios como mobilidade, onde é possível utilizar o CODES APP para assinar os documento pelo celular, e organização das informações, onde é possível armazenar e segmentar os documentos de maneira compreensiva e facilitada na biblioteca de conteúdo de cada colaborador.

Mas o que realmente nos diferencia das demais soluções de mercado e possibilita ainda mais produtividade e segurança, é o recurso de geração automática dos documentos. Com este recurso é possível gerar automaticamente cada documento individual, baseado nos processos e dados dos colaboradores, e já disparar o ciclo de coleta de assinaturas conforme a configuração de requisitos e ordem de coleta de cada documento.

Enfim, ao utilizar o Cingo CODES para gerenciar e operacionalizar as assinatura eletrônica dos documentos de RH, além da garantia de segurança jurídica e otimização operacional, as empresas obtém um indispensável aliado para os desafios do dia-a-dia.